Du står inför en nyetablering av butik. Mycket ska göras och det är således mycket att ha koll på.

Bygglov ska skickas in och godkännas. Budgeten och estimat av resurser ska stämma. Deadlines ska hållas.

Listan löper lång och när man väl kavlar upp ärmarna för att ta sig an planen man har framför sig kan det snabbt bli tydligt att den brister på en eller flera punkter. Att man antingen har estimerat fel avseende tid eller resurser och att det helt enkelt inte går ihop. Detta är ett problem man sällan vill stöta på halvvägs in i projektet.

Därför gäller det att ha god framförhållning med en solid plan för projektet – från planering, till det att dörrarna öppnas. Nedan har vi sammanställt den ultimata checklistan att utgå ifrån vid nyetablering av butik.

Allt du behöver tänka på – steg för steg:

1. Läget och lokalen. Såklart har du koll på läge, lokal, bygglov och alla nödvändiga tillstånd!

2. Budget. Stämmer budgeten? Kontrollera att du har budgeterat rätt och ta dig en funderare gällande vilken positiv inverkan det skulle kunna ha på etableringen genom att i ett tidigt skede involvera en expert. Med erfarenhet och kunskap kan en expert hjälpa till att estimera resursåtgång och därmed effektivisering avseende inredning och varuhantering.

3. Planeringsfasen. Hur ska butiken utformas när allt ligger på ritbordet? När butiken börjar planeras är det viktigt att tänka på vad kunderna vill ha och förväntar sig, samt vilka trender som kommer. Högst troligt är att vissa varugrupper kommer att växa sig större i framtiden – som exempelvis vegetariskt, ekologiskt, att hämta matkassar, e-handel, korta och långa kundvarv etc. I planeringsfasen behöver butiken riggas för att hantera en eventuell e-handel med bland annat smarta utlämningsytor och kylytor för plockade varor.

4. Byggritningar. Stämmer ritningsunderlag överens med verkligheten? Det kan vara en bra idé att göra kontrollmätningar, som exempelvis:

• Har du kollat om butiken byggts om sedan den senaste ritningen?
• Stämmer ritningarna av den befintliga lokalen – såsom nödutgångar, brandposter, takhöjd etc.?

Om butiken har byggts från grunden i en helt ny fastighet är det problemet mycket mindre. Tar du däremot över en gammal lokal som ska anpassas för din butik är det inte ovanligt med ritningar som inte har uppdaterats på ett tag.

Det kan ha skett ombyggnationer i butikslokalen som inte är dokumenterade – såsom nya väggar, dörrar, brandposter etc. Det kan få stora konsekvenser och påverkan på hela projektet om du skulle beställa inredning och kylar som sedan inte får plats på grund av att ritningen inte stämde och som butiken ritades utifrån.

5. Genomförandet. Vem ska göra jobbet? Tänk över vilka fördelarna med egen personal är, kontra att anlita ett externt team. Kanske kan du kombinera de två alternativen?

Många gånger är det möjligt att skapa effektivitet genom god resursplanering med rätt kompetens för respektive moment, vilket alltid är bra att checka av. Det är lätt att tro att det blir billigare om man använder egen personal. Men faktum är att det många gånger till och med blir billigare genom att anlita en extern expert då de besitter erfarenhet och kunskap inom samtliga moment som förekommer. Byggnationen blir mer effektiv och kan genomföras med färre resurser.

Att bygga butik är mer slitsamt än vad man kan tro och ofta tar saker längre tid än vad man tror. Den egna personalen ska dessutom vara redo att bemöta och ta hand om kunderna när butiken öppnar, vilket är bra att ha med i resursplaneringen.

6. Premiären. När ska det vara klart? Det kan tyckas banalt, men det kan vara en bra idé att tidigt bestämma premiärdatum för att ha ett fast mål att jobba mot. Det gör det enklare att räkna bakåt för arbetsmoment och tidsåtgång.

Bonuscheck! Hur tänker du kring bemanning under premiärdagarna? Premiärer av nya butiker brukar skapa stort intresse och kort efter premiären brukar det ”lugna” ned sig lite. Här finns det ibland en risk att man missbedömer sitt personalbehov. Därför kan det vara en god ide att i samband med premiären, och under en tid framöver, jobba med inhyrd personal. Det skapar flexibilitet och ger förutsättningar för butiken att anpassa scheman, ha personalsammansättning utifrån de faktiska kundflödet i butiken och därmed behålla effektivitet och lönsamhet.

→ Läs vidare  Swedol bryter ny mark med med etableringsteam från Storesupport

Etableringen av Ahlsell Flagship Store i Mölndal