Att logistikbranschen växer är knappast någon nyhet. E-handeln rusar och coronapandemin har för överskådlig framtid förändrat beteende- och konsumentmönster. Och fort går det.

Robotisering, last mile, kostnadsgrad, plockmål, gröna transporter, kostnad per kolli, solpaneler, självkörande lastbilar, WMS, automation, total cost, nollemission, change management, just in time, LEAN, outsourcing. Listan fortsätter. Men personalen då? Och ledarna?

En sak som står säkert är att det i en snabbt föränderlig bransch i kraftig tillväxt är viktigt att jobba med successionsplanering. Det är – och kommer fortsätta vara – en nyckelbricka för såväl framgång, som nederlag.

Magnus de Woul, VD för Svenska Storesupport Lager & Logistik AB, delar med sig av sina lärdomar från successionsplanering i kraftig tillväxt i logistikbranschen.

Resan

Januari 2016. Jag tillträder som VD för Storesupport Lager & Logistik. Verksamheten var liten med 4 chefer, 7 arbetsledare, 1 ekonom och 330 lagerarbetare. Vid denna tidpunkt fanns vi på två geografier – Göteborg och Stockholm.

Idag, 5 år senare, har vi 14 chefer, 40 arbetsledare, 11 rekryterare, två projektledare, 2 assistenter, 1 administratör, 3 ekonomer, 1 500 lagerarbetare och 130 chaufförer. Vi finns nu på 23 geografier – från Malmö i syd, till Umeå i Norr.

För att lyckas med detta har vi rekryterat 5 medarbetare i ledande/supporterande position ”utifrån”. Övriga 69 medarbetare har landat i sina roller genom internbefordringar eller succession, som det så fint heter.

Varför är detta ens viktigt för oss? Det är enkelt. Min fasta övertygelse är att om man arbetar med ”hire for attitude, train for skill” och sedan möjliggör karriärer genom successionsplanering, så kommer hela organisationen att stå på ett solitt och värderingsstyrt fundament. Detta kommer i sin tur möjliggöra expansion av en förändringsbenägen och lojal organisation, samtidigt som skeppet står stadigt.

Faktum är att jag anser att när vi har behov av att rekrytera utifrån, så har vi misslyckats. Med en organisation av nästan 2 000 medarbetare borde det väl finnas en uppsjö av människor vars potential ännu inte har blivit realiserad? Jag tror det.

Men, något som jag ofta hör är att om man tillsätter människor utan ett bevisat ”track record” – innebär inte det en stor risk? Nej, vågar jag påstå. I mina ögon har de redan skapat ett sådant. Hur de arbetar individuellt och i grupp på lagret eller i lastbilen säger allt. Det berättar allt jag behöver veta om personen i grunden. Om de sedan saknar lite erfarenhet eller kunskap för att utföra uppgifterna i sin nästa roll – ja, då går det alltid att klä på dem.

I denna artikel kommer jag att ge mina bästa tips för hur man kan jobba med successionsplanering:

1. Riv pyramiderna!
2. Säkerställ ett ordentligt skyddsnät
3. Ha alltid nästa man/kvinna redo
4. Uppmana till framgång
5. Straffa inte
6. Det är individen som avgör

1. Riv pyramiderna!

Jan Carlzon beskrev det så väl i sin bok “Riv pyramiderna” från 1985 – “Hur bedöms ett flygbolag?”. Det bedöms utifrån två faktorer:

– Lämnar flygplanet i tid?
– Bemötandet (och förtroendet) av flygvärdarna.

Fundera på det själv. När blev du senast irriterad på ett flygbolag? Jag slår vad om att det handlade om en försening eller en ”dålig” flygvärd. I min mening har han så rätt. Det är inte jag som VD, från vårt kontor i Solna, som gör skillnad “day to day” för våra samarbetspartners. Det är de som ligger närmast kunden som är hjältarna.

Huruvida en arbetsledare löser en svår situation utan kundstörningar eller inte har all påverkan i världen. Huruvida en rekryterare säkerställer att vi är rätt bemannade eller inte har också all påverkan i världen. Huruvida jag som VD presenterar ”vår senaste Q3 rapport” framgångsrikt eller inte har mindre påverkan för de som betyder mest – våra kunder.

Så, riv pyramiderna! Säkerställ att de som har störst påverkan för din kunds upplevelse känner sig fullt och tryggt säkra i att få agera. Visst, det kanske blir fel. Men har du befordrat rätt person in i rollen med rätt grundvärderingar kommer denne att göra ”rätt” majoriteten av tiden och det vinner du på. De gånger som det råkar bli fel finns skyddsnätet där.

2. Säkerställ ett ordentligt skyddsnät

För oss på Storesupport Lager & Logistik betyder skyddsnätet mycket. Det säkerställer att antalet av ”felaktiga beslut” minimeras och när det blir fel finns det tidigt någon där att fånga upp, innan det blir dåliga konsekvenser.

Vi har organiserat oss så här: Lager- och transportmedarbetare – Skiftledare – Teamleader – Head Teamleader – Driftchef – Regionchef – COO – VD. Till vår stöttning har vi Projektorganisationen och Rekryteringsorganisationen.

Ja, detta innebär att vi har en relativt tung overhead, men eftersom alla som finns i successionsledet har erfarenhet av varje roll vet de precis vilka utmaningar och frågeställningar som finns i varje led och kan stötta på riktigt. Det är lätt att lyfta på telefonen för att ringa någon som är relativt nära dig i ledet, med din erfarenhet, och få råd utefter frågor likt: ”När du var arbetsledare och X hände – hur gjorde du då?”. Till skillnad mot: ”Du som inte har en aning om hur mitt jobb funkar och har blivit rekryterad från en annan bransch och företag – vad tycker du om X?”.

För att sammanfatta: Säkerställ att de chefer som du installerar vet vad de som rapporterar till dem går igenom. Annars är du chanslös.

3. Ha alltid nästa man/kvinna redo

Ha alltid nästa person redo – för vad händer när du bryter successionsbandet? Det blir kaos!

Låt säga att du har en progressiv verksamhet. Helt plötsligt behöver du verkligen chefen för dina torra varor i ett annat projekt vid sidan om. För att projektet inte ska stanna ”rycker” du chefen omgående – det finns ju så stor vinning på lång sikt! Bakom denna chef finns däremot ingen redo att fylla platsen. Hur lång tid tror du att det tar innan det blir kaos? Jag slår vad om att det bara tar dagar.

Bygg underifrån! Säkerställ att ditt ”skyddsnät” arbetar proaktivt med dem två lager ”under” strukturerat (eller “över” som vi på Storesupport Lager & Logistik har organiserat det). Inkludera dem i utbildningar. Stäm av regelbundet. Följ deras utveckling och stötta dem där du kan. Allt kommer löna sig den dagen du behöver ”rycka” någon, då det blir sömlöst och alla ”under” kommer känna att det är naturligt.

→ Läs vidare Checklista: Så lyckas du med successionsplaneringen

4. Uppmana till framgång

Okej, jag vet. Kedjorna skriker, kunderna klagar och styrelsen är förbannad. Allt är ditt fel! Välkommen till livet i en bransch som supportorganisation.

När hörde du senast om en kontorsmedarbetare som ringde sin IT-avdelning och gav beröm för att servern funkade hela dagen? Aldrig, eller hur? Vi logistiker står inför samma utmaning. Jag har aldrig hört från en butik eller e-handelskund som har ringt upp och sagt: ”Tack! Det är så härligt att leveransen skedde enligt den tighta deadline ni satte.”.

Men det betyder inte att vi som ledare inom logistikbranschen behöver agera på samma sätt. Ge istället beröm för väl utfört arbete, uppmuntra till gott beteende, befordra de som gör sitt arbete fläcklöst. Fokusera på värdet som varje medarbetare medför. Det räcker med att ha blivit förälder för första gången för att förstå att uppmärksamhet – oavsett för dåligt eller gott beteende – uppmanar till mer av samma vara.

På Storesupport Lager & Logistik arbetar vi mycket med uppmaningar till framgång. Faktum är att jag 2017 ritade upp ett organisationsschema för hur vi skulle se ut 2020 och frågade personalen: ”Vilken position kommer du ta och vad behöver du göra för att nå dit?”. Helsike, vilket driv det skapade!

Det finns, enligt min mening, en annan fantastisk historia från oss som uppmanar till framgång. Vår Rekryteringschef (numera Sales Executive) besökte ett av våra team hos en av våra kunder. Han började som lagerarbetare några år tidigare på just den lagersiten. När han besökte arbetsplatsen, där han några år tidigare arbetade med att plocka kolli, satt han och pratade med ledningsteamet on site och fick frågan: ”Hur gör man för att få ett så smutt jobb som dig?”. Martin, som han heter, högg genast tag i pappret med plockstatistiken för all personal på siten som låg på skrivbordet, kollade snabbt igenom och svarar: ”Du kan börja med att plocka snitt i frysen.”. För mig symboliserar det en organisation som förstår sin verksamhet från grunden. Visst, Martins sätt att uttrycka sig kanske inte uppmanade till framgång direkt, men det gjorde det väldigt klart att om man vill klättra i successionsplaneringen, så funkar det inte att inte varje dag göra sitt bästa.

Uppmana varje medarbetare till att göra sitt absolut bästa och som resultat av det kommer karriärutveckling. Ett väldigt enkelt sätt att få hela ditt team att alltid prestera på sin topp.

5. Straffa inte

Låt oss återgå till Martins uttalande. Han var, och är, medlem i ledningsgruppen. Han hittar statistik som påvisar att en medlem i det lokala ledningsteamet inte har presterat sitt absolut bästa. Han straffar inte, utan påvisar helt enkelt att om personen vill komma längre, så duger det inte. Jag skulle säga att detta är gränsland. Ingen människa kommer långvarigt och hållbart att prestera på topp genom nedtryckningar.

Upplyftningar, däremot, fungerar utmärkt och inspirerar till fortsatt överprestation. Såsom: ”Oj, vad du presterar väl!” eller ”Fortsätter du såhär är jag fullständigt övertygad om att din chef – som har gjort ditt jobb – kommer se vilken tillgång du är för företaget och vilja prata med dig om ditt nästa steg i bolaget.”.

I logistikvärlden är det så lätt att fokusera på vad som är fel och ryckas med i detta eftersom det är det enda våra uppdragsgivare ser. Försök dock, för allt vad du kan, att fokusera på det som är bra. Du kommer snabbt finna att detta ger dig bra mycket mer vind i seglet.

6. Det är individen som avgör

Japp, tyvärr, så är det. Det är individen som avgör. Hur mycket du som chef än försöker, så kommer vissa av dina medarbetare att göra dig besviken.

När de gör dig besviken – ta action omedelbart. Ta det där samtalet, ta den där kostnaden och gör det där obekväma. Det lönar sig på lång sikt.

Det du kan göra är att skapa förutsättningar för dem som inte kommer göra dig besviken och som kommer hjälpa dig att bygga ditt bolag, ditt lager och din transportorganisation. Allt mycket fortare och bättre än dina konkurrenter.

Jag vet, det svider när dina medarbetare gör dig besviken. Men glädjen av att se så många andra lyckas överväger besvikelsen varje dag i veckan och det skapar ett verkligt “tryck” i organisationen. Och, guess what – majoriteten kommer göra dig överlycklig.

Med det sagt, så hoppas jag att mina lärdomar på något sätt kan bidra till din verksamhet.

Kör så det ryker!

Magnus de Woul